Dịch vụ công chứng ngoài trụ sở hiện nay đang rất phổ biến vì tiết kiệm thời gian lại thuận tiện. Vậy thủ tục thực hiện công chứng ngoài trụ sở ra sao? Tất cả sẽ có trong bài viết này. 

1. Có được công chứng ngoài trụ sở không?

Điều 44 Luật công chứng 2014 quy định: Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

Như vậy là có thể công chứng ngoài trụ sở tuy nhiên chỉ được công chứng ngoài trụ sở khi thuộc các trường hợp mà pháp luật quy định.

2. Các trường hợp thực hiện công chứng ngoài trụ sở

Như Điều 44 Luật Công chứng năm 2014 đã quy định về địa điểm công chứng là phải công chứng hợp đồng, giao dịch tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng (Văn phòng công chứng hoặc Phòng công chứng).

Theo đó, có thể công chứng ngoài trụ sở của Văn phòng/Phòng công chứng nếu thuộc một trong các trường hợp sau đây:

- Người già yếu, không thể đi lại được.

- Người đang bị tạm giam, tạm giữ, đang thi hành án phạt tù.

- Người có lý do chính đáng khác mà không thể đến trụ sở của Phòng/Văn phòng công chứng.

Những địa điểm công chứng trong các trường hợp này sẽ do các bên thỏa thuận với Công chứng viên thực hiện ký công chứng. Trong đó, có thể kể đến ở nhà riêng, trong bệnh viện...

Lưu ý: Khi yêu cầu Công chứng viên công chứng ngoài trụ sở, trong Phiếu yêu cầu công chứng, các bên cần phải nêu rõ lý do yêu cầu công chứng ngoài trụ sở, địa điểm cũng như thời gian yêu cầu công chứng ngoài trụ sở.

3. Thủ tục công chứng ngoài trụ sở

thủ tục công chứng ngoài trụ sở

Thủ tục công chứng ngoài trụ sở (Ảnh minh họa)

Thủ tục công chứng ngoài trụ sở được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Các loại giấy tờ phải chuẩn bị để yêu cầu công chứng viên thực hiện công chứng ngoài trụ sở bao gồm:

  • Phiếu yêu cầu công chứng ngoài trụ sở có nêu rõ lý do yêu cầu công chứng ngoài trụ sở;
  • Dự thảo giấy tờ, tài liệu cần công chứng;
  • Bản sao CMND hoặc CCCD hoặc hộ khẩu (giấy tờ tùy thân) của người yêu cầu;
  • Bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng, quyền sở hữu tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký (Trường hợp tài sản đó có liên quan đến giấy tờ, tài liệu cần công chứng);
  • Bản sao các giấy tờ khác có liên quan (nếu có).

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ

Trong bước tiếp nhận hồ sơ công chứng viên sẽ là người trực tiếp tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ xin công chứng ngoài trụ sở.

Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ, báo cáo Trưởng phòng; Tuỳ thuộc tình hình công tác của Phòng, Trưởng Phòng chấp thuận hoặc phân công Công chứng viên khác thực hiện việc công chứng ngoài trụ sở. Công chứng viên được phân công hướng dẫn khách đến Bộ phận thu phí để nộp tiền tạm ứng theo quy định, cấp phiếu hẹn cho khách (trong phiếu hẹn ghi rõ ngày nhận hồ sơ, ngày hẹn công chứng ngoài trụ sở và các lưu ý khác) và chuyển hồ sơ cho cán bộ nghiệp vụ.

Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: Công chứng viên giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ. Nếu khách đề nghị từ chối bằng văn bản Công chứng viên báo cáo Trưởng Phòng xin ý kiến và ký văn bản trả lời. Thời hạn trả lời: 03 ngày làm việc kể từ ngày có yêu cầu.

Trường hợp hồ sơ thiếuCông chứng viên ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ, tên của Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ).

Bước 3: Công chứng viên đến nơi công chứng ngoài trụ sở để tiến hành công chứng

Dựa vào thời gian và địa điểm trong phiếu hẹn, Công chứng viên sẽ đến để thực hiện việc công chứng.

Công chứng viên sẽ tiến hành kiểm tra năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng và hướng dẫn người yêu cầu một số thông tin về quy định của thủ tục công chứng, về giấy tờ tài liệu cần công chứng, quyền và nghĩa vụ cũng như ý nghĩa, hậu quả pháp lý phát sinh.

Trường hợp người yêu cầu công chứng yêu cầu sửa đổi, bổ sung văn bản và có điều kiện để thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay tại chỗ thì Công chứng viên xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung; nếu không thì hẹn lại.

Trường hợp Công chứng viên phát hiện có căn cứ cho rằng hồ sơ còn một số vấn đề chưa rõ hay có các dấu hiệu không đáp ứng điều kiện công chứng thì có quyền yêu cầu người nộp làm rõ hoặc đề nghị xác minh, giám định. Nếu không tuân thủ việc xác nhận thì có quyền từ chối công chứng.

Bước 4: Người yêu cầu ký và xuất trình bản chính giấy tờ

Ở bước này, người yêu cầu sẽ đọc lại dự thảo. Nếu đồng ý thì tiến hành ký xác nhận, đồng thời, xuất trình bản chính các giấy tờ cho Công chứng viên đối chiếu.

Công chứng viên ghi lời chứng và ký vào từng trang của giấy tờ được công chứng. Chuyển bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng. Cuối cùng, trả kết quả công chứng cho người yêu cầu công chứng.

Văn bản công chứng ngoài trụ sở phải ghi rõ thời gian và địa điểm thực hiện việc công chứng.

4. Phí công chứng ngoài trụ sở

Văn bản công chứng được đóng dấu và nộp phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định tại Bộ phận thu phí của Phòng Công chứng. Văn bản công chứng ngoài trụ sở phải ghi rõ thời gian và địa điểm thực hiện việc công chứng.

Điều 66 Luật công chứng 2014 quy định:

Điều 66. Phí công chứng

1. Phí công chứng bao gồm phí công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch, phí lưu giữ di chúc, phí cấp bản sao văn bản công chứng.

Người yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch, lưu giữ di chúc, cấp bản sao văn bản công chứng phải nộp phí công chứng.

2. Mức thu, chế độ thu, nộp, sử dụng và quản lý phí công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật.

Trước đây tại quyết định 228/2004/QĐ-UB quy định: Việc công chứng, chứng thực thực hiện tại chỗ hoặc nơi có mặt của người có nhu cầu công chứng, chứng thực (không kể lệ phí công chứng, chứng thực) có mức thu lệ phí như sau Trong phạm vi 10km : 50.000/lần đi; Từ 10-30km : 100.000/lần đi; Từ 30km trở lên : 200.000/lần đi. Ngoài ra người yêu cầu công chứng, chứng thực phải bảo đảm phương tiện đi lại, ăn ở (nếu ở lại qua đêm).

Tuy nhiên hiện tại quyết định này đã hết hiệu lực và Thông tư 257/2016/TT-BTC đang có hiệu lực là nơi quy định mức thu phí công chứng, phí chứng thực. Với hoạt động công chứng ngoài trụ sở thì chưa có một văn bản nào quy định mức phí công chứng ngoài trụ sở mà mức chi phí này tự thỏa thuận. Tổ chức hành nghề công chứng không được thu chi phí cao hơn mức chi phí đã thỏa thuận.

Tuy nhiên tình trạng các tổ chức, văn phòng thu phí không có sự thống nhất: nơi cao, nơi thấp khi công chứng ngoài trụ sở vẫn còn diễn ra. Thế nên mức phí công chứng ngoài trụ sở là do bộ phận thu phí của phòng công chứng quy định tùy theo giấy tờ cần công chứng và người dân cần phải tìm hiểu, tham khảo mức phí này.


Luatsu.com - Nền tảng kết nối dịch vụ pháp lý toàn quốc dễ dàng, tin cậy!

Luatsu.com được biết đến với tư cách là đơn vị hàng đầu trong kết nối chủ động với các Luật sư uy tín, chuyên nghiệp trên toàn quốc; cung cấp dịch vụ pháp lý tiêu chuẩn, tiện lợi, nhanh chóng;… và hơn thế nữa.

Luatsu.com cam kết mang đến cho khách hàng sự lựa chọn tốt nhất với đội ngũ Luật sư giàu kinh nghiệm, và thành tựu trong việc tư vấn pháp lý và tranh tụng trong các lĩnh vực như: hôn nhân gia đình, đất đai, di chúc - thừa kế, doanh nghiệp, lao động, sở hữu trí tuệ,... đã và đang nhận được sự tín nhiệm, đánh giá cao từ rất nhiều khách hàng trong và ngoài nước.

Hãy gọi ngay cho Luatsu.com qua HOTLINE: 1900 633437 hoặc để lại thông tin đăng ký để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng và kịp thời nhất!