Quy định cần biết về điều chỉnh hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử sai sót thông tin không phải là chuyện hiếm gặp nhưng liệu bạn có nắm rõ hết thảy quy định về điều chỉnh hoá đơn điện tử?

1. Khi nào thực hiện điều chỉnh hoá đơn điện tử

Hiện nay các văn bản quy phạm pháp luật không quy định cụ thể khái niệm điều chỉnh hoá đơn điện tử là gì, tuy nhiên dựa vào các văn bản liên quan có thể hiểu việc điều chỉnh hóa đơn điện tử được đặt ra khi có sai sót.

Và không phải trường hợp nào hóa đơn điện tử có sai sót cũng xử lý theo hình thức điều chỉnh mà mỗi trường hợp sai sót sẽ có cách xử lý khác nhau.

2. Các trường hợp phải điều chỉnh hoá đơn điện tử

Các trường hợp phải điều chỉnh hoá đơn điện tử (Ảnh minh họa)

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ; hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

3. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

3.1. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung

CÔNG TY …	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
KẾ TOÁN…	Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số……………….	……, ngày…..tháng…..năm….

BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN SAI SÓT

Căn cứ Thông tư số 69/2019/TT-BTC ngày 30/9/2019 của Bộ tài chính

Căn cứ Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 của Bộ tài chính

Hôm nay, ngày……. tháng……..năm………, tại văn phòng Công ty …, chúng tôi gồm có:

Bên A: …

Do ông: …………………….., chức vụ: Giám đốc, làm đại diện.

Địa chỉ: ……………………………….

Điện thoại: ……………………….; Email: …………………………

Mã số thuế: …………………………

Bên B: …………………………………………….

Do ông (bà):………….. , chức vụ: ……, làm đại diện.

Địa chỉ: ………………..

Điện thoại: ……………; Email: …………………

Mã số thuế: ……………..

Hai bên thống nhất lập biên bản điều chỉnh hoá đơn GTGT số…………., ký hiệu…………ngày …………đã kê khai vào kỳ Quý………và lập hóa đơn điều chỉnh số ………, ký hiệu ………… ngày ……….., cụ thể như sau:

Lý do điều chỉnh: Do ghi sai đơn giá của mặt hàng: Máy tính để bàn 1000TTQ

NỘI DUNG TRƯỚC KHI ĐIỀU CHỈNH:

STT	Tên hàng hóa, dịch vụ	Đơn vị tính	Số lượng	Đơn giá	Thành tiền
1	2	3	4	5	6=4×5
01

HAI BÊN THỐNG NHẤT ĐIỀU CHỈNH LẠI ĐƠN GIÁ NHƯ SAU:

STT	Tên hàng hóa, dịch vụ	Đơn vị tính	Số lượng	Đơn giá	Thành tiền

Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản, có giá trị pháp lý như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A	ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên)	(Ký, ghi rõ họ tên)

3.2. Mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử sai địa chỉ

CÔNG TY	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
KẾ TOÁN	Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số…………….	……, ngày………tháng………năm …….

BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN SAI SÓT

Căn cứ Thông tư số 69/2019/TT-BTC ngày 30/9/2019 của Bộ tài chính

Căn cứ Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 của Bộ tài chính

Hôm nay, ngày …. tháng … năm …, tại văn phòng Công ty…………, chúng tôi gồm có:

Bên A: Công ty cổ phần …

Do ông: …………………….., chức vụ: Giám đốc, làm đại diện.

Địa chỉ: ……………………………….

Điện thoại: ……………………….; Email: …………………………

Mã số thuế: …………………………

Bên B: …………………………………………….

Do ông (bà):………….. , chức vụ: ……, làm đại diện.

Địa chỉ: ………………..

Điện thoại: ……………; Email: …………………

Mã số thuế: ……………..

Hai bên thống nhất lập biên bản điều chỉnh hoá đơn GTGT số………., ký hiệu………ngày ……….đã kê khai vào kỳ Quý ………., cụ thể như sau:

Lý do điều chỉnh: Do ghi sai địa chỉ công ty mua hàng.

NỘI DUNG TRƯỚC KHI ĐIỀU CHỈNH:

Địa chỉ: …

HAI BÊN THỐNG NHẤT ĐIỀU CHỈNH LẠI ĐỊA CHỈ NHƯ SAU:

Địa chỉ: …

Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản, có giá trị pháp lý như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A	ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên)	(Ký, ghi rõ họ tên)

 

4. Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn điện tử

Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định một số việc cần thực hiện khi xử lý hóa đơn điện có sai sót theo hình thức điều chỉnh như sau:

- Khi người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót thì hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

- Nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế nhưng sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý sau người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

- Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

5. Huỷ hoá đơn điện tử có cần biên bản?

Biên bản hủy hóa đơn điện tử là biên bản ghi lại toàn bộ các diễn biến sự việc đã xảy ra trong quá trình hủy hóa đơn điện tử, trong đó, đối tượng thực hiện việc hủy hóa đơn cũng là đối tượng nắm giữ và sử dụng hóa đơn.

Biên bản hủy hóa đơn điện tử được sử dụng khi người nộp thuế hay người có chức năng phát hành hóa đơn điện tử gặp sai sót khi khởi tạo hóa đơn hay không còn nhu cầu sử dụng hóa đơn này.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, biên bản hủy hóa đơn hoàn toàn khác với biên bản thu hồi hóa đơn.

6. Cách ký biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Hiện nay, hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử đều cho phép kế toán lập biên bản xử lý sai sót ngay trên hệ thống. Do đó, khi phát hiện lỗi trên hóa đơn điện tử, tùy từng trường hợp, doanh nghiệp có thể lập biên bản hủy/ biên bản điều chỉnh hóa đơn ngay trên phần mềm, sau đó ký số và gửi cho khách hàng qua email hoặc SMS.

Với các phần mềm hóa đơn điện tử không hỗ trợ chức năng lập biên bản xử lý hóa đơn, doanh nghiệp vẫn có thể lập biên bản điều chỉnh hoặc biên bản hủy hóa đơn bằng giấy, sau đó ký tay và gửi cho khách hàng 01 bản, lưu tại doanh nghiệp 01 bản.

Trên đây là tổng hợp quy định cần biết về điều chỉnh hóa đơn điện tử. Hi vọng bài viết hữu ích với bạn.

Luatsu.com - Nền tảng kết nối dịch vụ pháp lý toàn quốc dễ dàng, tin cậy! Luatsu.com được biết đến với tư cách là đơn vị hàng đầu trong kết nối chủ động với các Luật sư uy tín, chuyên nghiệp trên toàn quốc; cung cấp dịch vụ pháp lý tiêu chuẩn, tiện lợi, nhanh chóng;… và hơn thế nữa. Luatsu.com cam kết mang đến cho khách hàng sự lựa chọn tốt nhất với đội ngũ Luật sư giàu kinh nghiệm, và thành tựu trong việc tư vấn pháp lý và tranh tụng trong các lĩnh vực như: hôn nhân gia đình, đất đai, di chúc - thừa kế, doanh nghiệp, lao động, sở hữu trí tuệ,... đã và đang nhận được sự tín nhiệm, đánh giá cao từ rất nhiều khách hàng trong và ngoài nước.  Hãy gọi ngay cho Luatsu.com qua HOTLINE: 1900 633437 hoặc để lại thông tin đăng ký để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng và kịp thời nhất!