Kể từ khi Luật doanh nghiệp 2020 có hiệu lực, quy định về con dấu doanh nghiệp đã thay đổi đáng kể. Dưới đây là tổng hợp những thông tin mới nhất về con dấu các doanh nghiệp cần lưu ý. 

1. Quy định về con dấu doanh nghiệp

Theo quy định pháp luật hiện hành, con dấu doanh nghiệp là một yếu tố có tính pháp lý mang dấu hiệu nhận biết của doanh nghiệp. Chúng được cấp sau khi doanh nghiệp hoàn tất thủ tục thành lập công ty hoặc sau khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp.

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 thì từ ngày 01/01/2021, dấu của doanh nghiệp sẽ bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. 

1.1. Quy định về việc đăng ký mẫu dấu

Trước đây, con dấu khi công bố và được cơ quan đăng ký kinh doanh xét duyệt thì coi như con dấu hợp pháp và doanh nghiệp được toàn quyền sử dụng. Tuy nhiên, hiện nay đã bỏ thủ tục công bố mẫu dấu, do đó để đảm bảo tính hợp pháp của con dấu, doanh nghiệp phải thực hiện các công việc như sau:

- Thực hiện thủ tục đăng ký và khắc dấu tại cơ sở được cấp giấy phép hoạt động kinh doanh sản xuất con dấu;

- Ban hành Quyết định về việc sử dụng con dấu trong doanh nghiệp

1.2. Quy định về sử dụng con dấu của doanh nghiệp

Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020 quy định:

Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Doanh nghiệp được quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

Quy định về quản lý con dấu doanh nghiệp được thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Như vậy theo quy định hiện hành thì doanh nghiệp không cần thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng với bất cứ cơ quan nào mà thay vào đó là tự quyết định. Vì không thông báo nên để đảm bảo tính hợp pháp của con dấu, doanh nghiệp phải thực hiện các công việc như sau:

- Thực hiện thủ tục đăng ký và khắc dấu tại cơ sở được cấp giấy phép hoạt động kinh doanh sản xuất con dấu;

- Ban hành Quyết định về việc sử dụng con dấu trong doanh nghiệp

Quyết định sử dụng con dấu trong doanh nghiệp là văn bản có giá trị xác nhận mẫu con dấu doanh nghiệp sẽ sử dụng, bao gồm những nội dung cơ bản như sau:

  • Quy định về số lượng, hình thức, nội dung con dấu doanh nghiệp
  • Quy định về thời điểm có hiệu lực của con dấu
  • Quy định về cá nhân/phòng ban có trách nhiệm giữ gìn, quản lý con dấu
  • Quy định khác

- Ban hành Quy chế về việc sử dụng con dấu doanh nghiệp (nếu có)

2. Thủ tục đăng ký con dấu doanh nghiệp

thủ tục đăng ký con dấu doanh nghiệp

Thủ tục đăng ký con dấu doanh nghiệp (Ảnh minh họa)

Theo quy định của luật doanh nghiệp, khi doanh nghiệp thay đổi thông tin con dấu công ty hoặc đăng ký sử dụng con dấu mới phải thực hiện thủ tục đăng ký con dấu doanh nghiệp, thủ tục thay đổi mẫu dấu, đăng tải mẫu dấu công ty qua mạng điện tử.

2.1. Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ chuẩn bị gồm:

- Thông báo sử dụng mẫu con dấu, hoặc thông báo thay đổi mẫu con dấu (theo mẫu tại phụ luc II-8 và II-9 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp)

- Giấy ủy quyền cho cá nhân nộp thông báo mẫu dấu (Người được ủy quyền) hoặc hợp đồng dịch vụ và giấy giới thiệu nếu ủy quyền cho tổ chức dịch vụ thông báo mẫu dấu

- Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân của người nộp hồ sơ bản sao công chứng.

2.2. Nộp hồ sơ

Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp đến phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính

Cách 2: Thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu doanh nghiệp qua mạng điện tử

Tạo tài khoản đăng ký doanh nghiệp:

Doanh nghiệp truy cập vào đường link: dangkyquamang.dkkd.gov.vn sau đó gửi yêu cầu tài khoản đăng ký kinh doanh, file scan bản công chứng chứng minh thư của người chủ tài khoản tới phòng đăng ký kinh doanh. Sau 01 ngày làm việc, Sở kể hoạch đầu tư sẽ gửi thông báo cho phép chủ tài khoản sử dụng tài khoản để nộp hồ sơ và ký hồ sơ.

2.3. Thủ tục thực hiện

Doanh nghiệp nhập thông tin và scan hồ sơ lưu ở định dạng PDF sau đó tải file mềm hồ sơ đã scan vào mục tương ứng.

Doanh nghiệp ký hồ sơ bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc sử dụng chữ ký số điện tử (Chữ ký số dùng để nộp thuế qua mạng của công ty).

Sau 3-5 ngày làm việc Sở kế hoạch đầu tư sẽ đăng tải thông tin mẫu con dấu của doanh nghiệp lên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia và gửi thông báo đăng tải mẫu con dấu của doanh nghiệp lên cổng thông tin tới email của người liên hệ.

Lưu ý: Thông tin đăng tải là bản scan Thông báo sử dụng mẫu con dấu hoặc thông báo thay đổi mẫu con dấu. Doanh nghiệp có thể kiểm tra mẫu dấu của doanh nghiệp bằng cách truy cập vào trang dangkykinhdoanh.gov.vn đánh mã số doanh nghiệp vào ô tìm kiếm, chọn thông tin doanh nghiệp hiện ra sau đó chọn mục mẫu dấu.

Ngày có hiệu lực của con dấu là ngày ghi trên bản thông báo mẫu dấu được đăng tải và doanh nghiệp có thể sử dụng con dấu để đóng vào hợp đồng và các giấy tờ giao dịch.

3. Thủ tục đăng ký con dấu cho chi nhánh

Theo luật định chi nhánh của các doanh nghiệp được phép sử dụng con dấu có hình biểu tượng hoặc con dấu không có hình biểu tượng để thuận lợi cho việc thực hiện các giao dịch.

Khi doanh nghiệp thành lập chi nhánh của công ty thì việc sử dụng con dấu do công ty có quyền tự định đoạt việc chi nhánh đó có sử dụng con dấu hay không tùy theo nhu cầu hoạt động.

3.1. Hồ sơ thông báo mẫu dấu chi nhánh

- Tên, Mã số doanh nghiệp, Địa chỉ của chi nhánh;

- Số lượng con dấu, mẫu con dấu và thời điểm có hiệu lực của con dấu.

- Thông báo mẫu dấu có chữ ký và dấu của doanh nghiệp mà chi nhánh trực thuộc.

3.2. Thủ tục thông báo mẫu dấu chi nhánh 

Trình tự thủ tục thông báo mẫu dấu chi nhánh cũng giống với việc thông báo mẫu dấu doanh nghiệp.

Theo đó:

- Doanh nghiệp thực hiện nộp thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh tại nơi đặt trụ sở chính của chi nhánh.

- Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ trao cho doanh nghiệp giấy biên nhận với nội dung sẽ đăng tải thông báo sử dụng mẫu dấu cho chi nhánh lên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp trong 03 ngày kể từ ngày hồ sơ hợp lệ.

- Sau thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ, Doanh nghiệp kiểm tra thông tin trên trang đăng ký kinh doanh về tình trạng hồ sơ, thông báo sử dụng mẫu dấu của chi nhánh, Khi trên đó đã có bản scan về thông báo sử dụng mẫu dấu thì quy trình kết thúc và ngày phát sinh hiệu lực con dấu chính là ngày doanh nghiệp ghi trong Thông báo đó.

- Trường hợp doanh nghiệp kiểm tra không có bản scan thì lên cơ quan đăng ký kinh doanh nhận và sửa đổi bổ sung hồ sơ theo hướng dẫn.

4. Thủ tục khắc dấu doanh nghiệp

Như đã trình bày ở trên thì theo Luật doanh nghiệp 2020, thủ tục khắc dấu doanh nghiệp dành cho công ty mới thành lập đã có nhiều điểm mới thay đổi so với luật cũ như:

  • Dấu có thể là con dấu tròn hoặc con dấu điện tử (dùng chữ ký số)
  • Nội dung con dấu do doanh nghiệp tự quyết định.
  • Số lượng con dấu do doanh nghiệp tự quyết định
  • Doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu lên cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.

5. Đăng ký mẫu dấu của doanh nghiệp ở đâu?

Hiện nay, doanh nghiệp có thể thực hiện đăng ký mẫu dấu tại Sở Kế hoạch đầu tư hoặc đăng ký online như đã hướng dẫn ở trên. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải hoàn thành các thủ tục đăng ký kinh doanh và có được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì mới có thể đăng ký con dấu doanh nghiệp thành công.

6. Mẫu đăng ký mẫu dấu


Phụ lục I-18

TÊN DOANH NGHIỆP

Số: ....................

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc


......, ngày .... tháng ...... năm ......

THÔNG BÁO

Về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố ...........................

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): ............................................................................

Mã số doanh nghiệp: ........................................................................................................

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp/mã số thuế):

......................................................................................................................................

Thông báo về mẫu con dấu như sau:

1. Thông tin về chi nhánh/văn phòng đại diện (chỉ kê khai trong trường hợp thông báo về mẫu con dấu của chi nhánh/văn phòng đại diện):

  • Tên chi nhánh/văn phòng đại diện: ................................................................................
  • Mã số chi nhánh/văn phòng đại diện: ............................................................................

2. Hình thức mẫu con dấu:

Mẫu con dấu

Ghi chú

(Doanh nghiệp đóng dấu trực tiếp vào phần này)


3. Thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu: từ ngày ........... tháng ............ năm ..................

Kính đề nghị Quý Phòng công bố mẫu con dấu của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác, hợp pháp, phù hợp thuần phong mỹ tục, văn hóa, khả năng gây nhầm lẫn của mẫu con dấu và tranh chấp phát sinh do việc quản lý và sử dụng con dấu.

Các giấy tờ gửi kèm:

.............................................

............................................

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT

CỦA DOANH NGHIỆP

(Ký, ghi họ tên)


Trên đây quy định về con dấu doanh nghiệp mới nhất. Mong bài viết hữu ích đến quý doanh nghiệp.


Luatsu.com - Nền tảng kết nối dịch vụ pháp lý toàn quốc dễ dàng, tin cậy!

Luatsu.com được biết đến với tư cách là đơn vị hàng đầu trong kết nối chủ động với các Luật sư uy tín, chuyên nghiệp trên toàn quốc; cung cấp dịch vụ pháp lý tiêu chuẩn, tiện lợi, nhanh chóng;… và hơn thế nữa.

Luatsu.com cam kết mang đến cho khách hàng sự lựa chọn tốt nhất với đội ngũ Luật sư giàu kinh nghiệm, và thành tựu trong việc tư vấn pháp lý và tranh tụng trong các lĩnh vực như: hôn nhân gia đình, đất đai, di chúc - thừa kế, doanh nghiệp, lao động, sở hữu trí tuệ,... đã và đang nhận được sự tín nhiệm, đánh giá cao từ rất nhiều khách hàng trong và ngoài nước.

Hãy gọi ngay cho Luatsu.com qua HOTLINE: 1900 633437 hoặc để lại thông tin đăng ký để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng và kịp thời nhất!