Hướng dẫn doanh nghiệp xử lý sai sót hóa đơn điện tử

Xử lý như thế nào trước các trường hợp xuất, viết hóa đơn điện tử bị sai là điều mà nhiều doanh nghiệp quan tâm. Trong bài viết này sẽ hướng dẫn doanh nghiệp cách xử lý sai sót hoá đơn điện tử khi có nhầm lẫn.

1. Các trường hợp sai sót hoá đơn điện tử

Các trường hợp hoá đơn điện tử sai sót được quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP cụ thể như sau:

Trường hợp 1: Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót

Trường hợp 3: Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót

Trường hợp 4: Phát hiện Hóa đơn sai sót khi đã chuyển đổi sang Hóa đơn điện tử theo NĐ 123/2020/NĐ-CP và TT 78/2021/TT-BTC

Trường hợp 5: Trường hợp hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp.

2. Cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót

Quy trình cũng như cách xử lý hoá đơn điện tử khi sai sót đã được quy định cụ thể tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC và Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP theo từng trường hợp mà việc xử lý sai sót hoá đơn điện tử có các cách khác nhau.

2.1. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua

Cách xử lý:

• Bước 1: Thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót. Sau đó cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn đã cấp mã trên hệ thống
• Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
• Bước 3: Gửi lại hóa đơn điện tử ĐÚNG cho người mua. Sau khi thông báo sai sót gửi đến CQT, cơ quan thuế sẽ phản hồi về kết quả tiếp nhận và xử lý thông báo sai sót. Các bạn cần kiểm tra trạng thái thông báo sai sót vào chi tiết nội dung phản hồi của cơ quan thuế.

2.2. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót 

Trong trường hợp này khi xác định lại nội dung có sai sót của hóa đơn thì tuỳ vào nội dung sai là gì mà các xử lý sai sót hoá đơn cũng khác nhau.

(1) Đối với việc sai sót thông tin: Tên, địa chỉ người mua

Cách xử lý:

• Bước 1: Người bán thông báo cho người mua (hoặc ngược lại) về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn điện tử
• Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA. Trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
• Bước 3: Gửi cho người mua kết quả đã thông báo cho Cơ quan thuế về sai sót

Như vậy, nếu phát hiện hoá đơn có sai sót thông tin tên, địa chỉ người mua thì ngườ bán thông báo hóa đơn điện tử có sai sót cho người mua và Cơ quan thuế và không phải lập lại hóa đơn.

(2) Đối với việc sai sót thông tin: Mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa thì có hai cách xử lý

Cách xử lý thứ nhất:

• Bước 1: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
• Bước 2: Lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót trong trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua
• Bước 3: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Cụ thể:

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Cách xử lý thứ hai:

• Bước 1: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót
• Bước 2: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót trong trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
• Bước 3: Người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

(3) Đối với ngành hàng không

Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin” Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn mẫu số…. ký hiệu…..số ….. ngày ….tháng…. năm…….”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.

2.3. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót

Cách xử lý:

• Bước 1: cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT để người bán kiểm tra sai sót.
• Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
• Bước 3: Thực hiện xử lý hóa đơn điện tử theo các trường hợp 1,2,4

Lưu ý: Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2 cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB. Trường hợp quá thời hạn thông báo lần 2 ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.

2.4. Phát hiện hóa đơn sai sót khi đã chuyển đổi sang Hóa đơn điện tử theo NĐ 123/2020/NĐ-CP và TT 78/2021/TT-BTC

Cách xử lý:

• Bước 1: Thông báo xử lý hóa đơn điện tử sai sót cho cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT
• Bước 2: Lập hóa đơn điện tử thay thế (HĐĐT có mã hoặc không có mã). (Lưu ý: KHÔNG LẬP HÓA ĐƠN ĐIỀU CHỈNH)
• Bước 3: Gửi lại hóa đơn điện tử thay thế cho người mua

Kết luận: Trường hợp này doanh nghiệp lập thông báo và xuất hóa đơn thay thế.

2.5. Trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp

(1) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý tại hình thức điều chỉnh/thay thế

• Bước 1: Người bán có thể thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn điện tử có sai sót (sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT)
• Bước 2: gửi thông báo đến cơ quan thuế bất kỳ lúc nào, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh

(2) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ

• Bước 1: Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập
• Bước 2: Thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn tại Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

(3) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý tại hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót

Trong trường hợp này người bán xử lý hóa đơn điện tử sai sót áp dụng thực hiện xử lý như thực hiện sai sót lần đầu.

(4) Trường hợp tại quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót

Trong trường hợp này người bán xử lý sai sót hoá đơn bằng việc điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.

(5) Trường hợp nội dung về giá trị trên hóa đơn điện tử có sai sót

Cách xử lý theo luật định thì là: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

Như vậy, bài viết này đã hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót. Nếu có bất cứ thắc mắc gì vui lòng liên lạc lại để luatsu.com hỗ trợ nhanh chóng.

Luatsu.com - Nền tảng kết nối dịch vụ pháp lý toàn quốc dễ dàng, tin cậy! Luatsu.com được biết đến với tư cách là đơn vị hàng đầu trong kết nối chủ động với các Luật sư uy tín, chuyên nghiệp trên toàn quốc; cung cấp dịch vụ pháp lý tiêu chuẩn, tiện lợi, nhanh chóng;… và hơn thế nữa. Luatsu.com cam kết mang đến cho khách hàng sự lựa chọn tốt nhất với đội ngũ Luật sư giàu kinh nghiệm, và thành tựu trong việc tư vấn pháp lý và tranh tụng trong các lĩnh vực như: hôn nhân gia đình, đất đai, di chúc - thừa kế, doanh nghiệp, lao động, sở hữu trí tuệ,... đã và đang nhận được sự tín nhiệm, đánh giá cao từ rất nhiều khách hàng trong và ngoài nước.  Hãy gọi ngay cho Luatsu.com qua HOTLINE: 1900 633437 hoặc để lại thông tin đăng ký để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng và kịp thời nhất!