Trong hoạt động kinh doanh việc doanh nghiệp muốn thay đổi địa chỉ công ty không phải là chuyện lạ nhưng thủ tục này có phần phức tạp và khá rắc rối. Bài viết này sẽ hướng dẫn doanh nghịệp chi tiết cách chuẩn bị hồ sơ cũng như thủ tục cần biết khi có nhu cầu thay đổi địa chỉ công ty. 

1. Các trường hợp thay đổi địa chỉ công ty

Thông tin địa chỉ trụ sở công ty là thông tin bắt buộc phải đăng ký của doanh nghiệp thế nên khi có sự thay đổi về địa điểm thì doanh nghiệp cũng phải thực hiện thủ tục thông báo thay đổi địa chỉ công ty với sở kế hoạch.

Về cơ bản có 2 trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cụ thể:

Một là, thay đổi địa chỉ công ty không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý.

- Thay đổi địa chỉ công ty vốn Việt Nam trong cùng quận, huyện (không thay đổi cơ quan thuế quản lý là chi cục thuế cấp quận, huyện).

- Thay đổi địa chỉ công ty vốn nước ngoài trong cùng tỉnh, thành phố (không thay đổi cơ quan thuế quản lý là cục thuế tỉnh, thành phố).

Hai là, thay đổi địa chỉ công ty làm thay đổi cơ quan thuế quản lý.

Khác với trường hợp thay đổi địa chỉ không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, các trường hợp làm thay đổi cơ quan thuế quản lý gồm:

- Thay đổi địa chỉ công ty Việt Nam khác quận, huyện, tỉnh.

- Thay đổi địa chỉ công ty có vốn nước ngoài khác tỉnh.

2. Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Hồ sơ cần chuẩn bị để thay đổi địa chỉ công ty bao gồm 02 trường hợp:

  • Trường hợp thứ nhất: Thay đổi địa chỉ trụ sở chính cùng quận, huyện hoặc thành phố trực thuộc tỉnh nơi doanh nghiệp đã đăng ký.
  • Trường hợp thứ hai: Thay đổi địa chỉ công ty khác quận, huyện hoặc thành phố nơi doanh nghiệp đã đăng ký.

Cụ thể việc chuẩn bị hồ sơ gồm những giấy tờ gì chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết trong phần thủ tục của từng trường hợp khác nhau để mọi người nắm rõ hơn.

3. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty

thủ tục thay đổi địa chỉ công ty

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty (Ảnh minh họa)

3.1. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận

Công ty thay đổi địa chỉ trong phạm vi quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh làm thay đổi thông tin quản lý đăng ký kinh doanh và thông tin đăng ký thuế nhưng không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế.

Do vậy, trường hợp này, công ty chỉ cần thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh, thành phố nơi công ty đặt trụ sở. Các bước thực hiện trình tự như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ gồm:

- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh;

- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;

- Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.

Lưu ý: Quyết định, biên bản họp phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty.

- Cần có Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh kèm theo bản sao chứng thực (hoặc bản photo kèm bản chính để đối chiếu) một trong các giấy tờ sau nếu người đi nộp không phải là đại diện theo pháp luật hoặc chủ sở hữu doanh nghiệp:

+ Chứng minh nhân dân hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực (Đối với công dân Việt Nam)

+ Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế Hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực (Đối với người nước ngoài)

Bước 2: Tiến hành nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/ thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc nộp qua mạng nếu công ty ở Hà Nội tại website: https://dangkykinhdoanh.gov.vn

Bước 3: Mang theo Giấy biên nhận hồ sơ và Giấy ủy quyền nhận kết quả tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi nộp hồ sơ.

3.2. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận

Trước khi thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.

Theo đó, doanh nghiệp cần phải thực hiện các thủ tục như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ lên Chi cục thuế cũ để chốt thuế. Hồ sơ gồm:

- Tờ khai Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế mẫu 08-MST;

- Bản sao không yêu cầu chứng thực Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị trực thuộc, hoặc Quyết định thành lập, hoặc Giấy phép tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp nếu thông tin đăng ký thuế trên các Giấy tờ này có thay đổi.

Trên thực tế, một số Chi cục thuế yêu cầu thêm:

- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;

- Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.

- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;

- Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ.

Sau đó, thực hiện chốt hóa đơn nếu công ty có sử dụng hóa đơn như sau:

- Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý đó đến thời điểm chuyển trụ sở;

- Cán bộ Ấn chỉ, đội nợ sẽ rà soát toàn bộ việc báo cáo hóa đơn, các khoản nợ của doanh nghiệp. Nếu có vi phạm, Cán bộ ấn chỉ sẽ lập biên bản và ra quyết định xử phạt hành chính.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ hồ sơ hợp lệ (trường hợp chưa chốt xong hóa đơn, nợ thì kéo dài thời hạn giải quyết), doanh nghiệp nhận Thông báo người nộp thuế chuyển địa điểm - mẫu số 09-MST tại Bộ phận một cửa.

Bước 2. Thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng đăng ký kinh doanh

Hồ sơ gồm:

- Mẫu 09-MST do cơ quan thuế cấp;

- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;

- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;

- Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.

- Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty.

Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc.

Bước 3: Trường hợp con dấu của công ty có thông tin địa chỉ cũ thì cần khắc lại con dấu.

Bước 4: Thủ tục thông báo với cơ quan thuế về việc thay đổi trụ sở và các vấn đề liên quan đến sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (VAT).

Nộp hồ sơ chuyển thuế tới cơ quan quản lý thuế tại quận/huyện mới. Hồ sơ gồm:

- Quyết định chốt thuế chuyển quận/huyện của Chi cục thuế nơi công ty đặt địa chỉ cũ cấp;

- Mẫu 08-MST có đóng dấu xác nhận chuyển địa chỉ tới quận/huyện mới;

- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới.

3.3. Hướng dẫn đăng ký thay đổi địa chỉ công ty qua mạng

Hiện nay thủ tục thay đổi địa chỉ công ty đã trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn. Ngay cả khi ngồi tại nhà doanh nghiệp vẫn có thể đăng ký thay đổi thông qua thủ tục online. Dưới đây là các bước đơn giản nhất hướng dẫn thay đổi địa chỉ công ty qua mạng cho doanh nghiệp

Bước 1: Đăng nhập tài khoản tại trang thông tin điện tử đăng ký doanh nghiệp quốc gia

https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/auth/Public/LogOn.aspx?ReturnUrl=%2fonline%2fdefault.aspx

Bước 2: Chọn hình thức đăng ký: Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Bước 3: Chọn doanh nghiệp để đăng ký thay đổi

Nhập Mã số doanh nghiệp hoặc Mã số nội bộ để tìm doanh nghiệp để hiển thị thông tin về doanh nghiệp

Bước 4: Chọn loại đăng ký thay đổi

Chọn – Thay đổi nội dung ĐKDN

Bước 5: Chọn tài liệu đính kèm

Tải tài liệu đính kèm: Tài liệu đính kèm được scan, có đầy đủ chữ ký theo yêu cầu, có đầy đủ chữ ký số theo quy định của văn bản điện tử.

Hồ sơ đính kèm phải gồm đầy đủ các giấy tờ cần thiết theo quy định của từng loại thay đổi.

Bước 6: Thực hiện thanh toán

Bước 7: Chọn hình thức thanh toán

Sau khi xác nhận đơn hàng,nhấn vào nút “Đi đến thanh toán điện tử”để thực hiện thanh toán điện tử.

Bước 8: Hoàn tất quá trình nhập và nộp hồ sơ trên mạng

– Sau khi người nộp hồ sơ/người đăng ký hoàn thành việc thanh toán, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được chuyển sang trạng thái “Đang nộp” và được tự động tiếp nhận trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia để và chuyển về tài khoản của Phòng Đăng ký kinh doanh tương ứng phục vụ cho việc xử lý hồ sơ. Hồ sơ sẽ chuyển sang trạng thái “Đã gửi đi” nếu được tiếp nhận thành công trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Khi hồ sơ đã được nộp thành công, Hệ thống hiển thị 02 bản in trên tài khoản của người nộp hồ sơ/người đăng ký.

Bản xem trước hồ sơ bao gồm các thông tin của hồ sơ đã nộp ->Nhấn nút để tạo bản in.

Xem và in giấy biên nhận.

Sau khi đăng ký nộp thành công thì người nộp Hồ sơ có thể theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ; Sửa đổi, bổ sung hồ sơ; Nhận kết quả.

Với quy định này, quá trình thay đổi đăng ký kinh doanh của Doanh nghiệp sẽ được rút ngắn và tiết kiệm được rất nhiều công sức vì không phải nhiều lần lên Phòng Đăng ký kinh doanh để nộp, bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ. Thay vào đó là có thể sửa đổi, bổ sung hồ sơ thông qua mạng điện tử.

3. Phí thay đổi địa chỉ công ty

Lệ phí thay đổi địa chỉ công ty gồm lệ phí khi công ty thực hiện thủ tục thông báo cho Phòng đăng ký kinh doanh để được thay đổi giấy phép kinh doanh mới.

Lệ phí thay đổi địa chỉ công ty bao gồm:

– Phí nộp hồ sơ: 100.000 đồng

– Phí đăng bố cáo: 300.000 đồng.

4. Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty

Tại sao nên sử dụng dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty là câu hỏi mà nhiều người đặt ra khi mà họ cho rằng bài viết này đã giải thích cũng như trình bày chi tiết toàn bộ hồ sơ, thủ tục cần biết khi thay đổi địa chỉ công ty.

Tuy nhiên một lời khuyên cho quý doanh nghiệp là vẫn nên sử dụng dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty vì thủ tục này tương đối phức tạp và phải thực hiện nhiều công đoạn. Với đội ngũ chuyên gia, luật sư uy tín, dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty của Luatsu.com sẽ cam kết giúp quý doanh nghiệp hoàn tất các thủ tục một cách nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất. Tất cả các khâu từ tư vấn, hỗ trợ hay chuẩn bị hồ sơ giấy tờ chuẩn xác hay trực tiếp làm việc với cơ quan thuế sẽ được bên dich vụ đại diện hoàn tất cho doanh nghiệp.

Trên đây là toàn bộ nội dung hồ sơ, thủ tục về thay đổi địa chỉ công ty mà bạn cần biết. Hi vọng bài viết này hữu ích đến quý doanh nghiệp.


Luatsu.com - Nền tảng kết nối dịch vụ pháp lý toàn quốc dễ dàng, tin cậy!

Luatsu.com được biết đến với tư cách là đơn vị hàng đầu trong kết nối chủ động với các Luật sư uy tín, chuyên nghiệp trên toàn quốc; cung cấp dịch vụ pháp lý tiêu chuẩn, tiện lợi, nhanh chóng;… và hơn thế nữa.

Luatsu.com cam kết mang đến cho khách hàng sự lựa chọn tốt nhất với đội ngũ Luật sư giàu kinh nghiệm, và thành tựu trong việc tư vấn pháp lý và tranh tụng trong các lĩnh vực như: hôn nhân gia đình, đất đai, di chúc - thừa kế, doanh nghiệp, lao động, sở hữu trí tuệ,... đã và đang nhận được sự tín nhiệm, đánh giá cao từ rất nhiều khách hàng trong và ngoài nước.

Hãy gọi ngay cho Luatsu.com qua HOTLINE: 1900 633437 hoặc để lại thông tin đăng ký để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng và kịp thời nhất!